こんにちは！編集部のはっしーです。

皆さんは、仕事の中で「言いたいけれど、どう言えばよいか分からない」と感じたことはありませんか？

たとえば、返信のない相手への催促や、担当交代のご挨拶、社内外への指示文…。

内容に問題はなくても、伝え方ひとつで関係性がギクシャクしてしまうこともあります。

そこで今回は、私が実際に行っている「ChatGPTを活用した“伝え方の整え方”」をご紹介します。

※なお、この記事では私がふだん使っている「ChatGPT（GPT-4o）」を例にしていますが、Googleの「Gemini」など、他の生成AIツールを使っている方でも十分に応用可能な内容です。ご自身が使いやすいAIを活用してみてくださいね。

1. 怒りや違和感を“そのまま”伝えてしまいそうになったら…

たとえば、こちらのやり取りをご覧ください。

📸 原文（私が入力したもの）

怖いですねこの人…

業務上、期限を守ってもらう必要がある場面で、返信がなかったことに対して思わず強い言葉が出てしまいそうになります。

もちろん、言いたいことが間違っているわけではありません。
しかし、感情のまま伝えてしまえば、関係にひびが入るリスクもあります。

ChatGPTを通すと、こう整います

📸 変換後の提案

ChatGPTに依頼すると、内容は変えずに、指示者の思いに共感しつつも、より配慮の行き届いた表現に整えてくれました。

• 相手への配慮が感じられる
  
• 状況の説明が丁寧で伝わりやすい
  
• 自分の要望を冷静に伝えられる
  

結果として、感情をぶつけるのではなく、建設的なコミュニケーションにつなげることができます。

2. お客様に丁寧に報告・謝罪をする必要がある時

📸 原文（クライアントへの引継ぎ報告）

📸 ChatGPTで整えたバージョン

メール文を作成する際、「丁寧に、誤解のないように」と思えば思うほど言葉に迷うことはありませんか？

こうした文面も、AIに相談することで、自分の意図を正確に伝えながら、相手にとっても分かりやすく、誠意の伝わる表現に整えてもらえます。

3. 指示出しも、すっきりと

業務依頼の場面では、要点が頭の中で整理できていないまま伝えてしまいがちです。

📸 Before（とにかく急いでて、頭の中でぐるぐるしていた内容）

📸 After（ChatGPTで整えた依頼文）

ChatGPTに「この要件を分かりやすくまとめて」と依頼するだけで、文章の構成・敬語表現・箇条書きなども整った状態で返ってきます。

※豆知識

こちらがタメ口で指示を出すと、大体AI側もタメ口で返してきます(笑)
AIとの距離感にこだわりたい方はなるべくこちら側も敬語でお話したほうがいいかもしれません。

さいごに：“伝え方”は組織の印象を左右する

私が日頃から感じているのは、「伝えたいことを、どう伝えるか」で組織の信頼感が大きく変わるということです。

私たちは、業務上必要なことを相手に伝える立場にある一方で、その伝え方ひとつで相手との関係を良くも悪くもしてしまう可能性があります。

怒りや違和感を感じたときに、いったんAIというクッションを挟むことで、感情の整理と表現の見直しができる。
それは、単なる文章校正以上に、信頼関係の構築にとっても大きな意味があるのではないでしょうか。

---

定着のヒントは「伝え方」にもある

「人が辞めたくなる職場」は、業務内容よりも、人間関係や言葉の行き違いに起因することも少なくありません。

社内外でのコミュニケーションが柔らかく、相手に配慮のあるものであれば、安心して仕事ができる環境につながります。

定着の樹では、

• 各分野専門家による監修記事
• 採用・定着の工夫 など、経営者や人事担当者に役立つ情報をお届け
• 月1回のメールマガジンで最新記事やイベント情報もお知らせしています。

登録は30秒で完了＆完全無料！
▼こちらから、今すぐご登録いただけます。