今回は、新しく入る社員を受け入れる際に準備しておきたいことを、モノ・場所・ヒトの視点で紹介します。

やっと採用できた人材が、いよいよ入社する日。

本来であれば歓迎ムードで迎えたいところですが、現場ではこんな状況になっていないでしょうか。

決して珍しい話ではありません。

むしろ、人手不足の現場ほど、入社時の受け入れ準備が後回しになりがちです。

ただ、このちょっとしたバタつきが、新入社員にとっては大きな不安になります。

そんな第一印象が、その後の定着にも影響していきます。

だからこそ、入社前後の準備を意図的に整えることが重要です。

ここでは、「モノ・場所・ヒト」の3つに分けて、現場ですぐに見直せる、入社受け入れに向けて準備すべきことを紹介します。

1. 《モノ》備品（社員証・文具など）・書類（雇用契約書・マイナンバーなど）

入社初日にありがちなのが、「あれがない」「これが足りない」という状態です。

社員証がまだできていない。
書類の説明がその場しのぎになってしまう。
必要な備品を探すところから始まる。

こうした状況は、受け入れる側にとっても負担が大きくなります。

まずは、入社時に必要な備品・書類を洗い出し、チェックリストにしておくことが有効です。

部署や職種ごとにテンプレート化しておけば、次回以降の準備もスムーズになります。

準備が整っているだけで、新入社員の安心感は大きく変わります。

「きちんと迎えられている」と感じられるかどうかは、最初の数時間で決まることも少なくありません。

2. 《場所》机・ＰＣ・ロッカーなど

入社当日、こんなやり取りが起きていませんか？

受け入れる側にとっては些細なことでも、新入社員にとっては居場所が定まらない不安につながります。

机やPC、ロッカーなどの環境は、場所の決定からネームプレート作成まで事前に準備しておくのが基本です。

「ここがあなたの場所です」とすぐに案内できるだけで、安心感は大きく変わります。

特別なことをする必要はありません。

ただ、新入社員を迷わせない状態をつくることが重要です。

モノと同様に、場所についてもチェックリスト化しておくと、抜け漏れを防ぐことができます。

3. 《ヒト》「受け入れ側」オリエンテーション開催のすすめ

受け入れで最も見落とされがちなのが、「人の準備」です。

たとえばこんなケースです。

– 人事では「こう教えている」のに、現場では違うやり方をしている。
– 誰が教育担当なのか曖昧なままスタートする。
– 現場としては「急に人が増えて困る」と感じている。

このように、社内の間でも認識のズレがあると、新入社員はすぐに戸惑ってしまいます。

「人によって言っていることが違う」という状態は、それだけでストレスになります。

また、既存メンバー側にも不安があります。

こうした気持ちをそのままにしておくと、受け入れはうまくいきません。

そこで有効なのが、「受け入れ側オリエンテーション」です。

受け入れ側オリエンテーションの例

受け入れ側オリエンテーションとは、新入社員の入社前に既存の社員に対して「こんな新入社員が来るので、このようなフォローをお願いします。」と予め周知をする会のことを指します。

受け入れ側オリエンテーションでは、以下のようなことを社内のメンバー全体に伝えておきましょう。

長い時間を取る必要はありません。

短時間でも方向性をそろえることで、現場の動きは大きく変わります。

4. まとめ｜入社時の受け入れは「ちょっとした準備」で変わる

新入社員を受け入れる際には、次の3つを意識しておくことが重要です。

• 《モノ》備品・書類を事前にそろえる
  
• 《場所》迷わず働ける環境を用意する
  
• 《ヒト》受け入れ側の認識をそろえる

どれも特別な取り組みではありません。

ただ、後回しにされやすいポイントでもあります。

入社初日の社内の印象は、その後の関係性に大きく影響します。

だからこそ、「当たり前の準備」を丁寧に整えることが、定着への第一歩になります。

まずは一つでも構いません。

できるところから見直してみてはいかがでしょうか。

 

▷参考：
・新入社員受け入れの準備まとめ：必要書類チェックリストから若者の特徴も解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG
・帝国ニュース東北版2023年2月20日掲載記事（ヒトベース株式会社　代表取締役　渡辺徹コラム　Vol.14新入社員を「受け入れる側」に対して行うこと）