現場の人手不足解消のため、やっとの思いで獲得した貴重な人材の初出勤の日。

皆さんは、どのような体制で新しいメンバーを迎え入れているでしょうか？

現場は人手不足のため、人事・採用担当者に入社オリエンテーションは任せきり、という状況ではないでしょうか。

早く戦力になって欲しい、でも、自分の業務の手を止めて新人教育に時間を費やす事は難しい、となると、いつまでも戦力となる人材には育たず、既存メンバーも新規メンバーも理想と現実のギャップでモチベーションが低下、ゆくゆくは離職へ、という最悪の結果につながり兼ねません。

今回は、そんな悪循環に陥る前に解決すべく、新しいメンバーを受け入れる際に大切な
モノ・場所・ヒトの準備についてまとめていきたいと思います。

《　モノ　》備品（社員証・文具など）・書類（雇用契約書・マイナンバーなど）

新しいメンバーを受け入れる為に、必要な備品・書類の準備リストを作成しましょう。

部署ごと、役職ごとに業務に必要な備品・書類一覧（チェックリスト）をテンプレートとして保存しておく事で、受け入れ側の負担軽減に繋がり、余裕をもって事前準備に取り組む事ができるでしょう。

社員証、契約書を受領することで、会社に所属した、という意識が高まり、就労意欲へとつながります。漏れなく準備できるようチェックリストの活用をおすすめします。

《　場所　》机・ＰＣ・ロッカーなど

私も経験がありますが、初出勤日に出社すると、「ロッカーはどこ使ってもらおうかな」「ここ空いてる？」など、出勤した時に初めて周囲に確認し、決定しているという状況は、意外にも多い事実だと感じます。

「歓迎されている」という印象を作る手段として、場所（環境）作りは欠かすことのできない重要なものです。新人の居場所作りのチェックリストを作成し、活用する事をおすすめします。

《　ヒト　》「受け入れ側」オリエンテーション開催のすすめ

新人を受け入れる気持ちに、経営者と既存現場メンバー間でのギャップを感じることはないでしょうか。経営者は、現場にとって最良の方法として人材確保に踏み切ったものの、現場メンバーは快く思わないケースがあるようです。

新しいメンバーを迎える際、新入社員オリエンテーションは多くの企業で取り入れていると思います。

新人オリエンテーションを通じて、人事担当者がビジネスマナーを丁寧に教育しても、現場スタッフが独自のビジネスマナーを実践している、ということはないでしょうか。

小さな違いの積み重ねは、既存メンバーに「人事は何を教えているんだ」という不満を与え、新メンバーには「人によって言っていることが違う」という不満を与えることで、双方のモチベーション低下につながる可能性も否定できません。

また、既存メンバーである「受け入れ側」が不安を感じているという点にも、理解と共感が必要だと感じます。

【既存メンバーが感じる不安】

• 「業務負荷」が増える
• 新人に対する会社の期待する内容が不明瞭、育成方針が分からない
• 自信の仕事を取られる「不安」、新人をライバル視

経営者と現場のギャップを埋めるべく、新人を受け入れる前に

「受け入れ側（既存スタッフ）」オリエンテーションを実施することをおすすめします。

日々の業務が忙しく、時間を取ることは困難だと思います。

短い時間でもよいので、まずは以下の例を参考に実践してみてはいかがでしょうか？

受け入れ側（既存メンバー）オリエンテーション（例）

• 採用の背景
• 新メンバーの紹介（名前、印象など）
• 新メンバーに期待する仕事
• 既存メンバーに協力してほしいこと、期待すること
• 採用のメリット（特に既存社員にとって）
• 新人社員研修の内容

まとめ

新人を迎え入れる準備として、モノ・場所・ヒトについて紹介しました。

《　モノ　》必要な備品・書類の準備リスト

《　場所　》新人の居場所作りのチェックリストを作成

《　ヒト　》「受け入れ側（既存スタッフ）」オリエンテーションを実施する

それぞれを実践するには、更なる準備が必要となり足踏みをしてしまうかもしれません。

新人入社のタイミングは、新メンバーだけでなく既存メンバーの定着も期待できる、重要な時期だと考えます。

従業員全体の安心感はモチベーション、業務効率の向上につながる、という事を信じ、出来る事から少しずつ、ご活用頂けると幸いです。

▷参考：
・新入社員受け入れの準備まとめ：必要書類チェックリストから若者の特徴も解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG
・帝国ニュース東北版2023年2月20日掲載記事（ヒトベース株式会社　代表取締役　渡辺徹コラム　Vol.14新入社員を「受け入れる側」に対して行うこと）